Pobiedziska, dnia 14.02.2025 r.

ZAPROSZENIE DO UDZIAŁU  W POSTĘPOWANIU W TRYBIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO

ZP.03.130.2025

„KONSERWACJA ORAZ CZYSZCZENIE BOISK SYNTETYCZNYCH”

 

 

 

1.        NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO

Szkoła Podstawowa im. Kazimierza Odnowiciela w Pobiedziskach

ul. Kostrzyńska 23

62-010 Pobiedziska

NIP 7841760842

REGON 000264130

 

 

2.        TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

Postępowanie prowadzone jest w oparciu o Zarządzenie wewnętrzne nr 12/2022/2023 Dyrektora Szkoły Podstawowej im. Kazimierza Odnowiciela w Pobiedziskach z dnia 30.12.2022r. wprowadzające regulamin udzielania zamówień publicznych na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019r. prawo zamówień publicznych (dz.u. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) dla zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 130.000,00 zł. - do których nie stosuje się ustawy prawo zamówień publicznych., w celu wyboru oferty wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa.

 

3.        KLAUZULA INFORMACYJNA Z ART. 13 RODO

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str.1), dalej „RODO”, informuję, że Administratorem Państwa danych osobowych jest Szkoła Podstawowa im. Kazimierza Odnowiciela w Pobiedziskach, ul. Kostrzyńska 23, 62-010 Pobiedziska, dalej jako „szkoła”. Inspektorem ochrony danych osobowych w szkole jest Pan Dawid Nogaj, adres e-mail: inspektor@bezpieczne-dane.eu.

 

·         odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja uzyskana w wyniku prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

 

·         Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

 

·         obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych może skutkować nie udzieleniem zamówienia publicznego

 

·         w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

 

·         posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

 

·         nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

 

2. Wykonawca ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego jest zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych związanych RODO, w szczególności obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał. Ponadto wykonawca musi wypełnić obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których daneprzekazuje zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z włączeń, o których mowa w art. 14 ust. 5 RODO.

 

3. Wobec obowiązku o którym mowa w ust 2, Zamawiający zwraca się do Wykonawcy o złożenie wraz z wymaganymi dokumentami - oświadczenia o wypełnieniu obowiązków informacyjnych. Klauzula RODO znajduję się na formularzu ofertowym zgodnym z załącznikiem nr 1 do Zaproszenia.

 

4.        OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej dwukrotnej usługi konserwacji i czyszczenia boisk do:

- siatkówki                  286m2

- koszykówki              420m2

- piłki nożnej               2048m2

- powierzchnia boisk razem: 2754m2

w zakres której wejdzie m. in. wykonanie następujących zabiegów.

 

·         Oczyszczenie 80m² nawierzchni z ziemi która osunęła się ze skarpy.

·         Oczyszczenie mechaniczne nawierzchni z zanieczyszczeń stałych.

·         Ustabilizowanie powierzchni poprzez wałowanie walcem o masie 800 – 1000kg

·         Szczotkowanie "twarde", które powoduje podniesienie włókien.

·         Spulchnienie/rozluźnienie górnej warstwy wypełnienia.

·         Mechaniczne wybranie wierzchniej warstwy wypełnienia, przesianie, oczyszczenie i ponowne wczesanie czystego materiału wypełniającego (piasku kwarcowego).

·         Wyrównanie poziomu wypełnienia z ewentualnym uzupełnieniem, głównie w miejscach zwiększonej eksploatacji.

·         Końcowe szczotkowanie "miękkie", które powoduje wyrównanie nawierzchni.

·         Wywabianie plam, usuwanie glonów, mchów, chwastów

·         W przypadku stosowania środków chemicznych do usunięcia glonów, mchów, chwastów czyszczeniem mechanicznym można przeprowadzić dopiero po zamarciu całkowitym wyżej wymienionych narośli.  

·         Dostarczenie 2ton piasku kwarcowego potrzebnego do wypełnienia. Do faktury należy dołączyć dokument potwierdzający dostawę.

·         Wszystkie niezbędne materiały, maszyny i narzędzia zapewnia wykonawca usługi.

 

5.        TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania przedmiotu zamówienia:

- zakończenie pierwszej konserwacji do 19-04-2025r.,

- zakończenie drugiej konserwacji do 30-08-2025r.

 

 

6.        OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT

 

1.Kryteria oceny oferty

a) Kryterium „Cena”.

 

Wykonawca, który zaoferuje najniższą cenę otrzyma 100 pkt.

Obliczenie punktów w kryterium „Cena” dla pozostałych ofert zostanie dokonane w oparciu o następujący wzór:

 

C = (C min / Cx) x 100

 

gdzie:     C - liczba punktów w kryterium „Cena”

                 C min -  najniższa cena spośród złożonych ofert

                Cx - cena oferty badanej

 

2. Sposób oceny ofert.

a)       Zamawiający będzie oceniał oferty niepodlegające odrzuceniu złożone przez wykonawcę/ów spełniającego/ych warunki udziału w powyższym zapytaniu ofertowym.

b)       Oferta, która w oparciu o kryteria uzyska największą liczbę punktów zostanie uznana za najkorzystniejszą. Pozostałe oferty zostaną sklasyfikowane zgodnie z ilością uzyskanych punktów.

c)       Jeżeli nie będzie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert będzie przedstawiać taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający może wezwać do złożenia dodatkowej oferty.

 

 

7.        PODSTAWY WYKLUCZENIA

1.        Zamawiający będzie badał czy wobec wykonawcy nie zachodzą podstawy wykluczenia określone w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 835).

2.        W celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczenia w zakresie wskazanym w (pkt. 1) Zamawiający będzie żądał od wykonawcy dołączenia do oferty, następujących dokumentów:

a)       Oświadczenie dotyczące podstaw wykluczenia co stanowi załącznik nr 1 – do formularza ofertowym

3.        Dokumenty należy złożyć w języku polskim a sporządzone w języku obcym wykonawca zobowiązany będzie złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski.

 

8.        WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ PODMIOTOWE ŚRODKI DOWODOWE

1)       Warunek udziału w postępowaniu w zakresie zdolności zawodowej

Wykonawca spełni warunek w zakresie doświadczenia, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, dokonał co najmniej 3 należycie wykonanych usługi polegające na konserwacji i czyszczeniu boisk syntetycznych.

 

Zamawiający będzie żądał od wykonawcy – wykazu wykonanych usług. Dowody na spełnienie powyższego warunku należy przedłożyć w postaci referencji bądź innych dokumentów sporządzonych przez podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać takich dowodów/dokumentów - inne odpowiednie dokumenty, które będą zawierać opis usług wraz z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania oraz podmiotów, na rzecz których usługi te zostały wykonane wraz z załączeniem dowodów określających, czy te usługi zostały wykonane należycie.

 

 

9.        OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY

Wykonawca obliczy cenę na podstawie informacji zawartych w punkcie 4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA.  

Cena podana w ofercie jest ceną ryczałtową i winna obejmować wszelkie koszty związane z ostateczną realizacją zamówienia wynikające wprost z zakresu rzeczowego, a ponadto wszystkie inne koszty niezbędne do wykonania zamówienia, w szczególności podatek VAT.

1.        Cena musi być wyrażona w PLN cyfrowo z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku oraz słownie w odpowiednim miejscu formularza ofertowego.

2.        Cena może być tylko jedna.

 

 

10.     OFERTA I INNE  WYMAGANE DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA SKŁADANE  WRAZ Z OFERTĄ  

Wykonawca przystępując do udziału w niniejszym zapytaniu ofertowym jest zobowiązany złożyć nie później niż w dniu upływu terminu składania ofert, dokumenty i oświadczenia określone poniżej:

a)              Wypełniony formularz ofertowy wraz z oświadczeniami,

b)              oświadczenie wykonawcy dot. wykluczenia, (zał. nr 2) do zapytania ofertowego,

c)              dokument potwierdzający zdolności zawodowe,

d)              oświadczenie wykonawcy o spełnieniu obowiązku informacyjnego (zał. nr 3).

 

 

11.     KOMUNIKACJA
Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.
Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą:

·         W niniejszym postępowaniu, komunikacja pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem poczty elektronicznej.

·         W korespondencji kierowanej do Zamawiającego, Wykonawca powinien posługiwać się nazwą zamówienia określoną w treści zaproszenia.

·         Postępowanie prowadzi się w języku polskim. Oferta, podmiotowe i przedmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuję się wraz z tłumaczeniem na język polski.

·         Zawiadomienia, oświadczenia, wnioski lub oferta złożona w odpowiedzi na zaproszenie, dowody przedmiotowe i podmiotowe oraz pozostałe informacje przekazywane przez Wykonawcę drogą elektroniczną winny być kierowane na adres: p.terazniewski@pobiedziska.szkola.pl lub adres Szkoła Podstawowa im. Kazimierza Odnowiciela w Pobiedziskach ul. Kostrzyńska 23, 62-010 Pobiedziska

a) Osobami uprawnionymi ze strony Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcą jest: Piotr Teraźniewski, email: p.terazniewski@pobiedziska.szkola.pl, nr tel. 504008608 – dotyczy komunikacji ustnej.

 

12.     OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWYWANIA OFERT

1.        Wykonawca może złożyć wyłącznie jedną ofertę.

2.        Złożenie oferty:

·         Ofertę, zawiadomienia, oświadczenia, wnioski, dowody, przedmiotowe i podmiotowe oraz pozostałe informacje składa się w formie elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, przez osobę upoważnioną do tych czynności. Zamawiający dopuszcza złożenie dokumentów w wersji papierowej w zamkniętej kopercie z numerem postępowania.

·         Dokumenty mogą być złożone w jednym pliku opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną do tych czynności lub w odrębnych plikach, każdy z tych plików musi być osobno podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, przez osobę upoważnioną do tych czynności. Dokumenty w wersji papierowej muszą być opatrzone własnoręcznym podpisem.

·         Pełnomocnictwo lub inny dokument, z którego wynika umocowanie do składanie oświadczeń w imieniu Wykonawcy, powinien być w odrębnym pliku, podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, przez osobę upoważnioną do tych czynności (mocodawcę)

·         Zamawiający dopuszcza również podpisanie ww. dokumentów, w formie skompresowanej, poprzez opatrzenie całego pliku jednym podpisem kwalifikowanym, lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym - jest to równoznaczne z poświadczaniem za zgodność z oryginałem wszystkich elektronicznych kopii dokumentów. Jeśli Wykonawca pakuje dokumenty np. w plik ZIP zalecamy wcześniejsze podpisanie z osobna każdego ze kompresowanych plików. Zalecany format: .pdf.

 

13.     MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT

1.        Ofertę należy przesłać/składać do dnia 28 lutego 2025 r. do godz. 12:00, na adres Zamawiającego:

 

Temat wiadomości:  ZP.03.130.2025 Konserwacja boisk

Adres e-mail: p.terazniewski@pobiedziska.szkola.pl

 

2.        Otwarcie ofert nastąpi  w dniu 28 lutego 2025 roku o godz. 12:30.

3.        Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępni informacje o:

-         nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania Wykonawców, których oferty zostały otwarte;

-         cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

 

14.     TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

1.        Termin związania ofertą 30 dni od złożenia oferty, przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert.

 

15.     TERMIN I WARUNKI ZAWARCIA UMOWY

1.        Umowa zostanie podpisana na warunkach określonych w projekcie umowy, stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. Projekt umowy zostanie uzupełniony o dane wynikające z treści oferty.

2.        W przypadku, gdy okaże się, że wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, będzie uchylał się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu wykonawców oraz wybrać najkorzystniejszą ofertę albo unieważnić postępowania.

 

16.     ZASTRZEŻENIA:

1.        Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 11 września 2019 r. roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. 2022 poz. 1710 ze zm.).

2.        Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. Złożenie oferty nie stanowi zawarcia umowy.

3.        Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji oferty, w całości lub części i nie zobowiązuje Zamawiającego do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty.

4.        W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści   złożonych ofert.

5.        Koszty przygotowania oraz dostarczenia oferty ponosi Wykonawca.

6.        Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany całości lub części zapytania ofertowego.

7.        Zamawiający zastrzega sobie prawo przerwania postępowania na każdym jego etapie oraz możliwość zakończenia postępowania bez dokonania wyboru oferty i bez podania przyczyny.

8.        Zamawiający zastrzega sobie, że od decyzji wyboru Wykonawcy w powyższym postepowaniu nie przysługuje odwołanie do organu II instancji.

 

17.     WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW:

Zał. nr 1 Formularz ofertowy wraz z oświadczeniami,

 Zał. nr 2 Oświadczenie wykonawcy dot. wykluczenia,

Zał. nr 3 Oświadczenie wykonawcy o spełnieniu obowiązku informacyjnego,

Zał. nr 4 Doświadczenie

Zał. nr 5 Wzór umowy